Gestión Financiera

Dentro de la Gestión Financiera que realiza el CTT tenemos lo siguiente:

 
 
(y as u vez cada uno de estos títulos conducen a la información de cada uno)
1. Elaboración del Presupuesto
 
El presupuesto del CTT se formulará de la siguiente forma:
 
a) Sobre la base de las necesidades establecidas en los planes operativos anuales, el CTT y las Unidades o Centros, elaborarán sus presupuestos, el que estará integrado al sistema contable.
 
b) El presupuesto anual de operaciones del centro será aprobado por el Director del centro y posteriormente será remitido para conocimiento y autorización del Rector de la ESPOL.
 
c) El presupuesto anual de operaciones obedecerá a la ejecución presupuestaria para el ejercicio respectivo, en la que constarán los diferentes componentes y categoría de gastos del centro, con el señalamiento de las fuentes de recursos.
2. Control y Liquidación del Presupuesto
 
El proceso presupuestario será controlado por el CTT mediante las siguientes acciones:
 
a) Constatar que el establecimiento de compromisos corresponda a la programación de cada proyecto y a las categorías financiadas por el mismo;
 
b) Que el pago de obligaciones se realicen con cargo a los recursos establecidos en los contratos o convenios de financiamiento;
 
c) Supervisar que las adquisiciones y contratación de servicios sean realizadas de acuerdo a lo ordenado en los contratos o convenios y este Manual de Operaciones;
 
d) Verificar que los procesos de ejecución presupuestarias sean implantados en la forma descrita en este Manual de Operaciones; y,
 
e) Constatar que los pagos correspondan a compromisos debidamente efectuados y con la verificación de la fuente de financiamiento.
3. Ejecución de pagos
 
El CTT autorizará y ejecutará los pagos de acuerdo con el siguiente procedimiento:
 
a) Los requerimientos de pago serán solicitados por los directores o coordinadores de las unidades o centros;
 
b) Una vez que el requerimiento es aceptado por el Director del CTT , la administración luego de cumplir con los procedimientos de control interno necesarios, elaborará el comprobante de egreso y emitirá el cheque directamente de la cuenta bancaria que corresponda aplicar el gasto y realizando las deducciones de Ley;
 
c) Los comprobantes de pagos y cheques con la documentación de respaldo serán remitidos al Jefe de Control Financiero para su aprobación y firma correspondiente quien posteriormente los enviará al Director para su autorización. Esta documentación se mantendrá en el CTT.
 
d) Para el pago de obligaciones regulares (energía, agua, arriendo, teléfono, mantenimiento de oficinas, seguros y otros) la administración del CTT dispondrá directamente el pago respectivo conforme con el literal anterior; y,
 
e) Los pagos correspondientes a reembolsos de caja chica, fondos rotativos y otros serán efectuados directamente por la administración del CTT.
4. Pago de viáticos
 
El personal de las unidades o centros y el personal administrativo, de servicios profesionales y los consultores de los proyectos podrán movilizarse a otras ciudades del país o al exterior, de acuerdo con las necesidades de dichas unidades o centros, para los cuales se seguirá el siguiente procedimiento:
 
a) El Director del CTT autorizará la movilización, previo pedido del Director o Coordinador de la unidad o centro;
 
b) El personal y los consultores recibirán el viático correspondiente de acuerdo con lo establecido en el Reglamento y procedimientos para el pago de viáticos y pasajes; y,
 
c) Por razones del lugar de trabajo y de acuerdo con lo estipulado en cada Contrato de Consultoría o Convenios de Financiamiento, se podrá financiar la movilización de personal perteneciente a dichos Contratos o Convenios, reconociendo los gastos de transportación, viáticos o subsistencia de acuerdo con lo establecido. Este gasto se aplicará al rubro designado en cada presupuesto.
 
Quien vaya a laborar fuera del centro habitual de trabajo, se le liquidará los viáticos, subsistencias, transporte y movilización considerando la denominación del puesto y la zona en la que se encuentre ubicada la ciudad a la cual ha sido designado en comisión de servicios.
 
Con el visto bueno del viaje se calculará el anticipo de viáticos, subsistencias, alimentación, movilización, de acuerdo a la Tabla de Viáticos vigente.
 
Cuando el comisionado pernocte, percibirá el fondo para hospedaje y alimentación. Si el viaje de ida y regreso, tiene lugar el mismo día recibirá la asignación para la alimentación. El proyecto, además, reconoce gastos de movilización.
 
En un plazo no mayor de tres días laborables después de su regreso, el comisionado, elaborará un informe del viaje, adjuntando como respaldo el pasaje utilizado. Lo pondrá a consideración del Director del CTT y tras su aprobación se liquidará el viático.
5. Fondo rotativo
 
Es la cantidad solicitada por el Jefe de la Unidad o Centro al Director del CTT para propósitos específicos, dicha cantidad será utilizada para gastos inmediatos en la ejecución de los proyectos. El CTT cubrirá los gastos que demanden los responsables del manejo del Fondo Rotativo en bienes y servicios.
 
La persona encargada de la custodia y manejo del Fondo Rotativo será personalmente responsable de su uso. El mismo deberá suscribir un documento de garantía por el valor del fondo.
 
Para aprobar la reposición del Fondo Rotativo, deberá haberse utilizado por lo menos el 30% del valor del Fondo. Todo gasto que se haga deberá ser justificado con la documentación de respaldo necesaria y deberá hacérsela a través del correspondiente comprobante de pago, el que será llenado por el custodio del Fondo. A este comprobante se adjuntará el recibo, factura o planilla debidamente autenticados por el beneficiario.
 
El CTT será el encargado del control y distribución de los documentos de pago para el Fondo Rotativo.
 
Los pagos con cargo al Fondo Rotativo deberán ser realizados con cheques nominativos a la orden del beneficiario.
 
Cuando se produzca la reposición o la justificación de los gastos, el departamento de control, cuando se trate de bienes muebles sujetos a control de inventarios, ordenará al Guardalmacén de la ESPOL el correspondiente ingreso de bodega.
6. Compra de Bienes
 
Compra de Bienes en General:
 
El Jefe de la Unidad respectiva o el Director del Centro, deberá solicitar por escrito al CTT la compra, especificando las características del bien a adquirirse. La oficina de Control del CTT confirmará la disponibilidad de los fondos en el presupuesto del proyecto y dispondrá la continuidad con el trámite de adquisición de conformidad con el Reglamento General de Adquisiciones de Bienes Muebles, Ejecución de Obras y Prestación de Servicios de la ESPOL.
 
Para continuar el trámite de adquisición del bien se encargará y entregará toda la información requerida a la Oficina de Suministros para que proceda con los trámites correspondientes, oficina que realizará los contactos necesarios para la obtención de las ofertas (cotizaciones) respectivas previa la obtención del bien-material.
 
Una vez que la oficina de Adquisiciones y Suministros cumpla con los procedimientos legales, procederá a emitir la orden de compra y solicitar el producto. Los documentos de la compra los enviará al CTT para formalizar la adquisición mediante la emisión del comprobante de pago y el cheque respectivo. El CTT remitirá a la Bodega de ESPOL copias de la documentación de pago para la emisión del Ingreso de Bodega o la Acta Entrega Recepción, documento importante que respalda el ingreso del bien previo su cancelación.
 
La documentación que comprueba la adquisición de un bien o suministros reposará en las oficinas del Centro de Transferencia de Tecnologías.
 
Toda adquisición superior a los USD 149 deberá cumplir con los procedimientos de ingreso a bodega y se realizará a través de la oficina de Suministros.
 
Las órdenes de pagos serán emitidas luego de que existan las autorizaciones y aprobaciones respectivas.
 
Compras en el exterior:
 
Si el bien es adquirido en el exterior, se requerirá la correspondiente factura con su valor.
 
Si el valor del equipo es mayor a los USD 4.000, el Jefe de Suministros de la ESPOL contratará el servicio de verificación.
 
Los documentos anteriores deberán ser enviados a la ESPOL, a la Oficina de Suministros (Adquisiciones), que será la encargada de solicitar el permiso de embarque a la Aduana.
 
El Jefe de Suministros y Adquisiciones, una vez obtenido los permisos de embarque, solicitará a la Corporación Aduanera la exención del pago de derechos arancelarios.
 
Paralelamente al proceso anterior, la empresa vendedora deberá enviar a la Oficina de Suministros de la ESPOL el conocimiento de embarque, factura de transporte y seguro de transporte.
 
Con las facturas y documentos, el Jefe de Suministros solicitará a las Oficinas del Servicios de Rentas Internas, la exoneración del pago de impuesto al Valor Agregado (IVA) si es pertinente.
 
Con los documentos señalados en los apartados anteriores, el Jefe de Suministros contratará los servicios de un Despachador de Aduanas para presentar la declaración aduanera, previo a la nacionalización del equipo.
 
El proceso para obtener la exención del pago de aranceles, puede tomar hasta tres meses.
 
De las compras locales
 
Los Directores y Coordinadores de los proyectos en el proceso de adquisiciones, deberán ajustarse a las Leyes y el Reglamento General para la Contratación de la Adquisición de Bienes Muebles, Ejecución de Obras y Prestación de Servicios no Regulados por la Ley de Consultoría.
 
Dependiendo del monto a comprarse, el proceso de adquisiciones podrá comprender los siguientes casos:
MODALIDAD MONTO (para el año 2005)
I. Compra Directa
(orden de compra)
Desde USD 1.00 Hasta USD 8,942.00
II. Contratación Directa
(tres ofertas)
Desde USD 8,943.00 Hasta USD 74,515.00
III. Concurso Selección de Ofertas Desde USD 74,516.00 Hasta USD 146,869.43
Las adquisiciones cuyas cuantía están comprendidas en la modalidad I, serán autorizadas por el Director del CTT y se expedirán órdenes de compras directas de conformidad con el Reglamento de Adquisiciones.
 
Las adquisiciones cuya cuantía están comprendidas en la modalidad II, serán autorizadas por el Rector y se elaborarán contratos escritos. La adquisición de los bienes se realizará a través de la Oficina de Suministros.
 
Las adquisiciones cuya cuantía están comprendidas en la modalidad III, estarán a cargo del Comité de Selección de Ofertas para la Adquisición de Bienes conforme lo establece la Ley y el Reglamento General para la Contratación de la Adquisición de Bienes Muebles. La decisión del Comité pasará al Departamento de Asesoría Jurídica de la ESPOL para la elaboración del respectivo contrato. La adquisición de los bienes se realizará a través de la Oficina de Suministros.
 
Toda adquisición de bienes y suministros deberá realizarse a través de la Oficina de Suministros y deberá cumplir con el procedimiento de Ingreso a Bodega, adjuntando las cotizaciones y factura correspondiente.
 
Ingreso de los Bienes
 
Los bienes adquiridos serán ingresados por la Bodega General, salvo aquellos que por su naturaleza deban ser ingresados directamente a la unidad solicitante. El Guardalmacén General revisará si los bienes cumplen con las especificaciones y características establecidas en la solicitud de compra, o a falta de éste, por el servidor caucionado o los servidores encargados del uso y custodia. Si en la recepción de un bien se presentaren observaciones, se la comunicará al Director o Coordinador del proyecto y se podrá exigir un informe técnico para posibilitar la recepción en forma definitiva, esto es, hasta que se cumpla cabalmente con las observaciones.
 
El Guardalmacén General efectuará la entrega a los usuarios de las unidades o centros mediante el acta de entrega-recepción debidamente firmada por los actuantes.
 
No se podrá legalizar el pago de los bienes adquiridos mediante compra, si previamente el solicitante no ha certificado en la factura respectiva, que ingresaron efectivamente a la entidad y corresponden a las características, calidad y condiciones de compra.
7.- Informes Económicos de los proyectos
 
El Centro de Transferencia de Tecnologías tiene un sistema contable-financiero que cuenta con registros adecuados, mantenidos uniformemente, de acuerdo con sanas prácticas contables y sujetas a controles internos y verificación posterior.
 
El sistema contable-financiero resumirá y contendrá todas las transacciones financieras relacionadas con el manejo financiero, incluido los detalles de los gastos de los fondos recibidos de las fuentes de financiamiento de los proyectos acreditados en sus respectivas cuentas.
 
Los reportes financieros del Centro de Transferencia de Tecnologías, serán elaborados mensualmente, los cuales deberán acompañar los anexos respectivos.
8.- Emisión de Estados Financieros
 
El Jefe de Control Financiero del Centro de Transferencia de Tecnologías se encargará de presentar los Estados Financieros mensuales con la información que le proporcione el personal de asistentes contables y presupuestarios del CTT.
 
Para efecto de la consolidación contable institucional, periódicamente el CTT presentará la información financiera a la Unidad de Finanzas de la ESPOL.
 
Los Estados Financieros contendrán:
 
a) Información para identificar por separado las transacciones anuales y acumuladas del manejo de las cuentas;
 
b) Información para identificar para identificar el desempeño y la situación financiera del manejo de las cuentas;
 
c) El estado de ingresos y gastos que muestre el desempeño financiero, durante cada ejercicio fiscal;
 
d) El balance general que indique la situación financiera del manejo de las cuentas, al cierre de cada ejercicio;
 
e) Cifras comparativas del ejercicio anterior, acompañadas por cuadros o anexos suplementarios y notas explicativas;
 
f) Estado de ejecución presupuestaria;
 
g) El estado de flujo de efectivo; y,
 
h) Enviar una copia a la Unidad de Auditoría Interna de la ESPOL, para información.